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Adjoint.e de Direction pour son volet clinique

Date d’entrée en fonction : immédiate
Poste à temps plein (35 heures/semaine)
Poste en mode hybride (avoir de la flexibilité en fonction du calendrier et des projets en cours)
Lieu : 1628, rue Aylwin, Montréal, QC H1W 3B8

 

 

Expérience de travail stimulante
Équipe passionnée et environnement de travail en évolution constante
Gamme d’avantages sociaux compétitifs
Rémunération concurrentielle selon les qualifications et l’expérience

Rôle :

Relevant de la direction du BAC, le/la titulaire du poste coordonne et exécute, avec un minimum de supervision, une gamme de tâches administratives, d’accueil, de secrétariat, de logistique et de communication afin de soutenir le volet clinique de la Fondation Dr Julien (FDJ), composée des équipes de l’IPSC et du BAC. Il/elle fait preuve de savoir-faire, de savoir-être et de flexibilité pour assister les membres de ces équipes dans la planification et la gestion de leurs besoins afin d’assurer l’atteinte de leurs objectifs stratégiques.

Principales responsabilités :

  • Assurer l’accueil des visiteurs et agir comme point de contact et d’information pour les groupes externes, les fournisseurs, les participants aux formations, les étudiants et autres ;
  • Gérer l’agenda du Directeur clinique/Président fondateur de la FDJ ;
  • Communiquer le calendrier des formations offertes ainsi que les conditions d’inscription aux professionnels de PSC, coordonner les inscriptions aux formations, assurer les suivis auprès des participant.es ;
  • Prendre en charge l’impression, le montage de matériel de formation et assurer le suivi administratif des formations dispensées par l’IPSC (formulaires d’inscription, rapports d’évaluation, remise d’attestations) ;
  • Effectuer le suivi administratif, le contrôle des échéanciers et les rappels des demandes effectuées auprès des équipes, incluant mais ne se limitant pas à la reddition de comptes annuelle ;
  • Rédiger, réviser et tenir à jour les différents documents et outils utilisés par les directions (listes, rapports, guides de formation, etc.) ;
  • Coordonner la tenue des rencontres des directions (rencontres d’équipe, comités) et en assurer le suivi administratif ;
  • Participer au bon déroulement des projets de l’IPSC en ce qui a trait aux aspects administratifs et logistiques (programme D-CODE, Certificat universitaire en PSC à l’Université McGill) ;
  • Participer au suivi administratif des employés des directions : accueil des nouveaux employés, suivi des feuilles de temps et des comptes de dépenses, etc. ;
  • Mettre à jour le contenu de la plateforme du BAC et le portail de l’IPSC, en étroite collaboration avec les directions concernées ;
  • Organiser la logistique des déplacements liés aux visites de certification (réservations, envoi de la caméra Gopro), des formations, qu’elles soient en présentielles ou à distance (réservation de salles, traiteurs, équipement, etc.) et de tout autre événement porté par l’IPSC ou le BAC ;
  • Gérer l’inventaire des fournitures de bureau, assurer les commandes et achats de matériel, de logiciels et coordonner les activités de maintenance des directions du BAC et de l’IPSC ;
  • Assurer le suivi de la facturation auprès des fournisseurs, en étroite collaboration avec le département comptable ;
  • Proposer, au besoin, des améliorations aux façons de faire et outils existants.

Qualifications :

  • Diplôme collégial (D.E.C.), formation en secrétariat, bureautique ou administration ou toute combinaison d’expériences pertinente pour le poste (requis) ;
  • Expérience d’au moins 3 ans dans des fonctions similaires (requis) ;
  • Expérience dans un organisme de formation, un OBNL ou une fondation (un atout) ;
  • Connaissance du réseau de la santé, des services sociaux et du réseau communautaire (un atout) ;
  • Excellente maîtrise de la suite MS Office et aisance avec les plateformes de vidéoconférence (requis) ;
  • Bilinguisme français/anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral (requis) ;
  • Excellentes capacités rédactionnelles (requis) ;
  • Excellent sens de l’accueil et du service à la clientèle ;
  • Bonnes aptitudes pour les communications interpersonnelles et le travail d’équipe ;
  • Sens élevé de l’organisation et de la rigueur ;
  • Polyvalence et capacité à établir des priorités ;
  • Professionnalisme et discrétion ;
  • Disponibilité et flexibilité ;
  • Autonomie et esprit d’initiative.

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et votre lettre d’intérêt à l’adresse rh@fondationdrjulien.org en indiquant le nom du poste dans l’objet du courriel.

La Fondation Dr Julien remercie tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront convoquées à une entrevue.

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